સોસાયટી એકાઉન્ટિંગનો પાયો: એવા ચોપડા જે ઓડિટર ખરેખર સ્વીકારે

સ્પ્રેડશીટ કેમ નિષ્ફળ જાય છે

સિંગલ-એન્ટ્રી શીટ રોકડનું શું થયું તે તો લખે છે, પણ સંપૂર્ણતા સાબિત કરી શકતી નથી — છૂટી ગયેલી રસીદ, બે વાર ચઢેલો ખર્ચ કે બાકીમાં થયેલી ભૂલ પકડનારી કોઈ આંતરિક ચકાસણી તેમાં નથી. ભૂલો પકડવા ટ્રાયલ બેલેન્સ નથી, બાકી-વિવાદ "એણે કહ્યું-તેણે કહ્યું" બની જાય છે, અને દરેક કમિટી હેન્ડઓવરમાં એ ઇતિહાસ ખોવાય છે જે એક વ્યક્તિના મગજમાં હતો.

સોસાયટીના ચોપડાને શું-શું જોઈએ

ડબલ-એન્ટ્રી હિસાબ સાંભળવામાં અઘરો લાગે; ખરું માળખું ચાર વસ્તુ છે:

• ચાર્ટ ઓફ એકાઉન્ટ્સ: દરેક પ્રકારની આવક, ખર્ચ, ફંડ અને લેણાંનાં નામવાળી મદો — તમારા ચોપડાની ભાષા.
• દરેક વ્યવહારનું વાઉચર: પૈસા આવે ત્યારે રસીદ વાઉચર, જાય ત્યારે ચુકવણી વાઉચર, બાકી બધા માટે જર્નલ વાઉચર. ક્રમાંકિત, તારીખ સાથે, આધારભૂત બિલ જોડેલું.
• સભ્ય-વાર લેજર: દરેક ફ્લેટનાં ઇનવોઇસ, રસીદો અને ચાલુ બેલેન્સ એક જગ્યાએ — એ પાનું જે દરેક બાકી-દલીલ પતાવે છે.
• સ્ટેટમેન્ટ સાથે મેળવેલી બેંક બુક, અને સોસાયટી રોકડ લેતી હોય તો કેશ બુક.

માસિક લય

ચોખ્ખા ચોપડા આદત છે, વર્ષના અંતની બહાદુરી નહીં:

• દરેક સાઇકલમાં એક જ તારીખે મેન્ટેનન્સ ઇનવોઇસ કાઢો.
• દરેક રસીદ તે જ દિવસે તેના ઇનવોઇસ સામે નોંધો.
• ખર્ચ બિલ જોડીને જ ચઢાવો — બિલ નહીં, તો ચુકવણી નહીં.
• બેંક મેળવણી દર મહિને કરો, ઓડિટ વખતે નહીં.
• બાકી યાદી દર મહિને કમિટી સામે મૂકો.

જે રિપોર્ટ મહત્વના છે

ચાર રિપોર્ટ આખી વાર્તા કહે છે. ટ્રાયલ બેલેન્સ સાબિત કરે છે કે ચોપડા અંદરોઅંદર સંતુલિત છે — ઓડિટર સૌથી પહેલાં એ જ જુએ છે. આવક-ખર્ચ પત્રક વર્ષનું કામકાજ બતાવે છે. બેલેન્સ શીટ બતાવે છે કે સોસાયટી પાસે શું છે, કોનું દેવું છે અને ફંડમાં શું છે. અને સભ્ય લેજર દરેક વ્યક્તિગત વિવાદ મીટિંગ વિના પતાવે છે.

ઓડિટ-તૈયારી ચેકલિસ્ટ

ઓડિટર આવે તે પહેલાં ખાતરી કરો:

• દરેક વાઉચર ક્રમાંકિત, તારીખવાળું અને બિલ કે રસીદથી સમર્થિત.
• બારેય મહિનાની બેંક મેળવણી પૂરી.
• ફિક્સ્ડ ડિપોઝિટ અને રોકાણ પાકતી તારીખો સાથે યાદીબદ્ધ.
• સિંકિંગ ફંડ અલગ ફંડ તરીકે રખાયેલું, સામાન્ય પૈસામાં ભેળવેલું નહીં.
• બાકી યાદી સભ્ય લેજરો સાથે આબેહૂબ મળતી.
• ગયા વર્ષની ઓડિટ વાંધા-આપત્તિઓ ઉકેલાયેલી અને નોંધાયેલી.

ટૂલ મદદ કરે, માળખું નક્કી કરે

સોફ્ટવેર શિસ્ત પેદા ન કરી શકે, પણ શિસ્તવાળા રસ્તાને સહેલો બનાવી શકે. આ જ માળખું — ચાર્ટ ઓફ એકાઉન્ટ્સ, જર્નલ વાઉચર, ટ્રાયલ બેલેન્સ, જનરલ લેજર અને સભ્ય-વાર લેજર — દ્વારીની કોર એકાઉન્ટિંગ છે, જેથી બિન-એકાઉન્ટન્ટ કમિટી પણ એવા ચોપડા રાખી શકે જે ઓડિટર સ્વીકારે.